Vize işlemlerinin ilk ayağı ilgili kurum olan konsolosluklarına (Almanya vizesi için şehrinizde bulunan Alman Konsolosluğu;'na başvuru yapmalısınız) müracaat edilmelidir. Bunun için ise önceden alınan bir randevu söz konusudur. Randevunuz verildiğinde sizin yapmanız gereken randevuya gitmeden araştırdığınız derecede evrak ve belgelerinizi hazırda bulundurmanızdır. Vize işlemleri gidiş sebebiniz ve konsolosluğun yoğunluğuna göre değişiklik göstermektedir. Almanya sporcu vizesi için gerekenler aşağıda belirtilmiştir.

Uçak ve otel rezervasyonlarınızı belirten belgeler konaklamaya ilişkin belge kalınacak sürede yeterli maddi imkana sahip olduğunuzu bildiren evraklar gerekmektedir. Ayrıca Almanya sporcu vizesi için gerekli olan önemli belgelerden biri de federasyon veya bağlı olunan kurum tarafından size bir davetiye gönderilmesidir. Etkinliği düzenleyen kişiler ve organizatörler tarafından her konu hakkında detaylı bir bilgiyi elinizde bulundurmak durumundasınız. Etkinliğin yapılacağı zaman aralığı ve türü belirtilmelidir. Sporcu ve onun görevi hakkında bilgi edinilmelidir.

Konaklama seyahat uçuş işlemlerinin hangi tarafça karşılanacağı bir belgeyle belirtilmeli ve bu taraf masrafları karşılayacağını açıklayıcı bir belgeyle iletmelidir. Spor etkinliğine katılımı tasdikleyen belgelerin tamamı bireyin ve çağıran federasyonun elinde bulunmalıdır. Çünkü bu evrakların eksikliği veya yanlışlığı durumunda olay vize iptaline kadar gitmektedir. Eksiksiz ve doğru olarak doldurulan belgelerin teslimatı da belge doldurulurken gösterilen özen ve önem kadar değer taşımalıdır.